Od prvního přihlášení po skartační řízení

Jak EDUSpis funguje

Spisová služba má jednoduchou logiku: všechno, co škole přijde nebo co škola vytvoří, se zaeviduje, dostane číslo jednací a zařadí se do spisu. Spis se jednou uzavře, uplyne mu skartační lhůta a pak o něm rozhodne archiv — buď se z něj stane archiválie, nebo se zničí.

EDUSpis vás touhle cestou vede a hlídá, aby na konci šla vygenerovat platná dávka pro Národní digitální archiv. Proto po vás v některých místech chce údaje, které se zdají navíc — bez nich by skartační řízení neprošlo.

Uživatelé a role

Jeden člověk může mít víc rolí zároveň — ředitel bývá zároveň Správce školy i Posuzovatel skartace.

Spisový plán a skartační znaky

Spisový plán je číselník, který určuje, kam dokument patří a jak dlouho se schovává. EDUSpis má přednastavený plán pro ZŠ a MŠ, takže obvykle jen vybíráte.

Číslo za znakem je skartační lhůta v letech — například S/5 znamená „po pěti letech zničit". Lhůta začíná běžet 1. ledna roku následujícího po uzavření spisu, ne dnem uzavření.

Profil organizace

Nastavení → Profil organizace

Tyhle údaje jdou do každé odeslané dávky pro archiv jako identifikace původce. Bez nich skartační řízení neprojde.

Členové a role

Nastavení → Správa členů a rolí — vyhrazeno správci školy.

Při zakládání uživatele vyplňte e-mail, jméno, heslo a zaškrtněte role. Kromě toho jsou tu tři pole, která vypadají jako administrativa navíc, ale bez nich nepůjde odeslat skartační návrh — vstupují do dávky jako identifikace zpracovatele:

Zabezpečení — dvoufázové ověření

Nastavení → Zabezpečení (2FA) — každý si spravuje jen svůj účet.

Ve spisové službě jsou osobní údaje žáků, takže druhý faktor rozhodně doporučujeme aspoň u správce a posuzovatele.

Při přihlášení pak kromě hesla vyplníte pole Kód z autentikátoru. Můžete tam zadat i záložní kód.

Datová schránka (ISDS)

Nastavení → Datová schránka

Datovka je pro školu hlavní úřední kanál — a taky jediná cesta, kterou se posílá skartační návrh archivu.

Po uložení se v sekci Datová schránka v levém menu objeví tlačítko pro synchronizaci; stažené zprávy se pak evidují jedním kliknutím.

Testovací vs. ostrý provoz

Každá škola má vlastní přepínač prostředí — jedna může být v ostrém provozu, zatímco druhá se teprve zaučuje. Nová škola začíná vždy v testovacím režimu, do ostrého se musí přepnout vědomě.

E-mail (IMAP / SMTP nebo OAuth)

Nastavení → E-mail

EDUSpis umí školní schránku číst (IMAP) i z ní odesílat (SMTP). Jsou dvě cesty a liší se hlavně bezpečností.

Cesta A: přihlášení přes Google nebo Microsoft (doporučeno)

Pokud má škola Google Workspace nebo Microsoft 365, klikněte na příslušné tlačítko. Přesměruje vás to k poskytovateli, potvrdíte souhlas a hotovo — servery i porty se vyplní samy a nikde se neukládá žádné heslo.

Cesta B: ruční IMAP a SMTP

Pro Seznam.cz, Centrum.cz a školní servery. Tlačítky nad formulářem si předvyplníte servery, doplníte jen přihlašovací jméno a heslo.

Školský systém

Nastavení → Školský systém (připojení) · Školský systém v levém menu (denní práce a import osob)

Co napojení dá, se liší systém od systému — rozhraní si určuje jeho dodavatel, my ho nemůžeme rozšířit ani zaručit, že zůstane dostupné. Nic z toho proto neslibujeme dopředu; níž je poctivě, co z kterého systému dnes získáte. Cesta, která funguje vždy a na dodavateli nezávisí, je import tabulky osob vyexportované ze školního systému.

Otestovat připojení ověří, že se s vyplněnými údaji dá do systému přihlásit, a napíše, co se z něj dá získat. U Bakalářů seznam žáků nezískáte v žádném případě — osoby do registru subjektů dostanete importem tabulky, kterou ve školním modulu Evidence vyexportujete jako XML, CSV nebo XLS (viz Náhradní cesta výše).

Zprávy Komens

Školský systém v levém menu — práce se zprávami patří do denního provozu, proto se přesunula z Nastavení.

Tlačítko Načíst zprávy zobrazí doručené zprávy a u každé je Zaevidovat. Tím vznikne doručený dokument s číslem jednacím a stáhnou se jeho přílohy.

Czech POINT a základní registry

Nastavení → Czech POINT / registry

Autorizovaná konverze

V detailu dokumentu je tlačítko Konverze. Pozor na to, co dělá: konverzi provádí konverzní místo (Czech POINT na poště, notář, advokát), EDUSpis ji jen zaeviduje — vygeneruje konverzní doložku, připojí ji k dokumentu a zapíše do záznamů. Proto se povinně vyplňuje bod konverze, tedy kde konverze skutečně proběhla.

Skartační plán

Nastavení → Skartační plán

Tabulka věcných skupin. Většinu máte přednastavenou, ale jeden sloupec je potřeba doplnit ručně a bez něj skartační řízení spadne:

Automatizace

Nastavení → Automatizace

Jediný přepínač: Kontrolovat odpovědi z datovky. Když ho zapnete, EDUSpis pravidelně prochází příchozí datové zprávy, najde rozhodnutí archivu ke skartačnímu návrhu a sám ho zapíše k odpovídajícímu řízení — včetně rozjetí patnáctidenní lhůty na námitky.

Zapnutím se navíc na stránce Skartační řízení objeví tlačítko Zkontrolovat odpovědi pro okamžité spuštění.

Asistent zařazení (in-house AI)

Nastavení → Automatizace → Návrhy zatřídění od AI asistenta

Asistent je volitelný pomocník, který u příchozí zprávy nebo dokumentu navrhne, do kterého spisu patří. Nerozhoduje za vás — jen šetří klikání. Poslední slovo má vždy člověk.

Jak je to s ochranou dat

• Vlastní server. Model i automatizace běží na infrastruktuře provozovatele, dosažitelné jen v jeho privátní síti.
• Nic se neukládá. Automatizace je nastavená tak, aby si po vyhodnocení nedržela obsah zpráv ani přílohy.
• Rodná čísla pryč. Před vyhodnocením se z textu odstraní rodná čísla.
• Per škola a vypnuto. Ve výchozím stavu je asistent vypnutý. Zapíná se u každé školy zvlášť a bez toho se nikam nic neodesílá.

Zapnutí

Každodenní práce s asistentem

• Návrh na jedno kliknutí. Na stránce vyřízení příchozí zprávy i u založeného dokumentu je tlačítko Navrhnout zařazení. Návrh se zobrazí i s mírou jistoty a zdůvodněním — vy ho jen potvrdíte, nebo vyberete jiný spis.
• Spam a reklama. Když zpráva do spisové služby nepatří, asistent to pozná a doporučí ji neevidovat.
• Učí se z oprav. Když jeho návrh opravíte, asistent si to zapamatuje a příště radí lépe. Nejcennější je právě oprava špatného návrhu.

Zaevidovat e-mail

E-mail v levém menu

Zaevidovat datovou zprávu

Datová schránka v levém menu

Postup je stejný jako u e-mailu — Synchronizovat a pak Zaevidovat u konkrétní zprávy. Rozdíl je v tom, že datová zpráva je doručena úředně, takže:

• Datum doručení se přebírá z doručenky; od něj běží lhůty. Kdyby neseděl, jde ho v detailu dokumentu opravit — na rozdíl od data zaevidování (viz níže) není uzamčené.
• Odesílatel je jednoznačně identifikovaný (ID schránky, IČO), takže se do registru subjektů uloží spolehlivě.
• Zpráva má ID, které zůstává u dokumentu jako doklad o doručení.

Odeslaná zpráva bez dokumentu

Datovku i e-mail občas odešlete mimo EDUSpis — z jiného počítače, nebo než jste v aplikaci začali pracovat. Synchronizace si takovou zprávu stejně stáhne, ale bez vlastního tlačítka Zaevidovat: k odeslané zprávě totiž nepatří přijatý dokument, ale vypravený, a ten dosud neexistuje. V detailu takové zprávy proto najdete tlačítko Zaevidovat jako vypravený dokument. Založí odchozí dokument s datem odeslání podle zprávy; subjekt u něj vystupuje jako adresát (komu jste zprávu poslali), ne jako odesílatel. Stejné tlačítko a stejné pravidlo platí i pro odeslaný e-mail, který v EDUSpisu nemá dokument.

Nový dokument krok za krokem

Dokumenty a Spisy → Nový dokument

Používá se na dokumenty, které vznikají u vás (odpovědi, rozhodnutí, zápisy) nebo přišly papírově.

Přílohy a převod do PDF/A

Přílohy se v normě jmenují komponenty — je to vlastní obsah dokumentu, zatímco to ostatní jsou jen metadata.

Spisy a zařazování dokumentů

Dokumenty a Spisy → Nový spis

Spis je složka na dokumenty k jedné věci. Po zavedení školy máte předpřipravený spis ke každé podskupině spisového plánu, takže obvykle jen otevřete ten správný a přidáváte do něj.

Když zakládáte nový

• Vybrat šablonu — nastaví věc, skartační znak i lhůtu podle plánu.
• Věc — čím konkrétnější, tím líp: Zápis do 1. ročníku pro školní rok 2026/2027 je lepší než Zápis.
• Značka i zpracovatel se doplní samy: ZSNV-3.2/2026, zpracovatel = vy.

Zařazení dokumentů

• Při zakládání dokumentu polem Zařadit do spisu.
• V detailu spisu tlačítkem Zařadit existující (nabízí jen dokumenty, které zatím nikam nepatří).
• V detailu spisu tlačítkem Nový dokument — rovnou se naváže.

Oprava údajů u staršího spisu

V detailu spisu je panel Údaje pro skartaci s tlačítkem Opravit. Doplníte spisové znaky a zpracovatele i u spisu, který je už uzavřený — přesně na dodatečné srovnání starších záznamů. Chybějící hodnoty svítí oranžově.

Typové spisy

Spisy → Typové spisy

Typový spis je spis se stále stejnou vnitřní strukturou, který zakládáte opakovaně — typicky osobní spis zaměstnance nebo spis žáka (Národní standard, kap. 3.3). Postup je dvoukrokový: nejdřív tlačítkem Nový vzor popíšete strukturu jednou provždy, pak z ní tlačítkem Založit typový spis zakládáte konkrétní spisy. Dokud neexistuje vzor, tlačítko na založení je neaktivní.

Vyřízení a uzavření spisu

Dokument se posouvá stavy: Přijato → Evidováno → Zpracovává se → K podpisu → Podepsáno → Odesláno → Uzavřeno. Stav měníte tlačítky v detailu dokumentu.

Když je věc hotová, spis uzavřete tlačítkem Uzavřít spis v jeho detailu. Tím se nastaví datum uzavření a rozjede se skartační lhůta — od 1. ledna následujícího roku.

Kdy je spis způsobilý k vyřazení

Musí platit všechno najednou:

• spis je uzavřený (má datum uzavření),
• má skartační znak i lhůtu,
• lhůta uplynula — počítá se od 1. ledna roku po uzavření,
• nemá pozastavenou skartační operaci (probíhá kontrola, soud, spor),
• obsahuje aspoň jeden dokument a má vyplněného zpracovatele a spisové znaky.

Do řízení jdou i samostatné dokumenty mimo spis, pokud jsou vyřízené a po lhůtě.

Návrh na vyřazení

Skartační řízení → Vytvořit návrh na vyřazení

EDUSpis sám projde všechny entity, vybere způsobilé a založí návrh, například SN-2026/1. U nezpůsobilých rovnou vypíše důvod — „nemá skartační znak", „není uzavřený", „má pozastavenou skartační operaci".

Odeslání archivu

U návrhu si vyberte, jak ho archivu dopravíte:

Varianta A — odeslat přímo z EDUSpisu

Tlačítko Odeslat datovkou. Zadáte ID datové schránky příslušného archivu, EDUSpis sestaví dávku, přiloží ji a odešle. ID odchozí zprávy se uloží k návrhu jako doklad.

Varianta B — stáhnout a poslat sám

Tlačítko Stáhnout SIP (eVýběr) vám dá ZIP, který pošlete přes vlastní rozhraní datovky. Hodí se, když chcete zásilku před odesláním zkontrolovat. Pak nezapomeňte kliknout na Označit jako odeslaný ručně, ať stav sedí.

Rozhodnutí archivu

Archiv posoudí návrh a pošle zpět protokol s XML přílohou. Rozhoduje o každé entitě zvlášť: vybrat za archiválii, zničit, předložit k výběru, vyřadit z výběru.

• Máte zapnutou automatizaci? EDUSpis rozhodnutí najde a zapíše sám; uvidíte to na Přehledu v sekci Automatizace.
• Nemáte? Použijte Importovat XML od archivu a vložte obsah přílohy.

Po importu vidíte u každé položky, jak archiv rozhodl. Rozhodnutí nikdy nezadáváte ručně — EDUSpis ho jen vyznačuje.

Lhůta na námitky

Od doručení protokolu běží 15 dní, kdy můžete podat námitky — typicky když archiv navrhl zničit něco, co chcete zachovat.

• Námitky podáte tlačítkem Podat námitky s odůvodněním.
• Dokud lhůta běží nebo jsou námitky podané, zničení není možné — tlačítko je zablokované a EDUSpis vypíše, kolik dní zbývá.

Předání archiválií a zničení

Úkoly

Úkoly v levém menu.

Jedno místo, které ukáže, co má škola rozdělané a co je podle národního standardu nedodělané: dokumenty a spisy s chybějícími povinnými údaji, nevyřízené dokumenty a věci čekající na zpracování. Číslo u položky v menu je počet otevřených úkolů.

Záznamy

Záznamy v levém menu — vyhrazeno správci školy.

Kompletní historie: kdo se přihlásil (i neúspěšně), kdo založil dokument, kdo změnil údaje spisu, co udělala automatizace, kdo zapnul 2FA. Filtrovat jde podle oblasti, akce, uživatele a data, plus fulltext v popisu.

Historii konkrétní věci najdete i přímo u ní — v detailu spisu a u skartačního návrhu je panel Historie a záznamy, kde jsou i slovní odůvodnění ručních změn.

Časté chyby

Kontrolní seznam při zavádění